Przechowywanie dokumentów z danymi osobowymi

Documents on Business Folder in Catalog.

 

 

Często wydaje się nam, że jesteśmy anonimowi. Przekonanie, że do chwili, gdy nie wyrazimy na to zgody, nasze dane osobowe pozostają niedostępne dla innych, jest złudne. Nie tylko instytucje państwowe, ale również banki, szpitale, towarzystwa ubezpieczeniowe czy wszystkie firmy, z którymi podpisujemy umowy przechowują dokumenty z naszymi danymi osobowymi.

Nic o nas bez nas?

Zdajemy sobie wprawdzie sprawę, że robiąc zakupy w sieci lub rejestrując się na portalach internetowych, wyrażamy zgodę na przetwarzanie naszych danych osobowych, ale zapominamy, że od chwili urodzenia informacje o naszej tożsamości istnieją w przestrzeni publicznej. Wbrew pozorom nie dotyczy to tylko danych zwykłych czyli imienia i nazwiska, adresu, przypisanych nam numerów PESEL, ale także tzw. danych wrażliwych jak pochodzenie etniczne czy rasowe, wyznanie, stan zdrowia, orzeczenia o ukaraniu, nałogi czy orientacja seksualna.

Wszystkie firmy i instytucje, dysponujące informacjami o nas , mają obowiązek stosować się do przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, należycie przechowując dokumenty z treściami, pozwalającymi na identyfikację osób. Prawo nakłada także obowiązek informowania osób o tym, że ich dane są gromadzone i w jakim celu.

Sposób przechowywania dokumentów określają przepisy

Dane osobowe muszą być chronione przed dostępem osób nieupoważnionych. Jeśli firma bądź instytucja tworzy zbiory danych w systemie informatycznym, musi on być szczególnie zabezpieczony, gdy posiada dostęp do Internetu. Wiele instytucji posługuje się spisami, kartotekami czy umowami w formie papierowej. Takie dokumenty przechowywane muszą być starannie, chronione przed zniszczeniem, kradzieżą oraz dostępem osób nieupoważnionych. Zabezpieczenie stanowią strzeżone archiwa, sejfy bądź meble biurowe przystosowane do przechowywania dokumentów niejawnych. Firmy i przedsiębiorstwa, zatrudniające pracowników posiadają mnóstwo ważnych informacji o osobach. Podobnie przychodnie, szpitale i gabinety lekarskie mają dokumentację papierową z pełnymi danymi osobowymi, w tym tzw. wrażliwymi. W takich miejscach, na osobach zajmujących się przechowywaniem dokumentów, ciąży szczególna odpowiedzialność.

Często jesteśmy zmuszeni powierzać nasze dane osobowe firmom bądź instytucjom, nie powinno to jednak zwalniać nas z ostrożności i przemyślanego udostępniania informacji osobistych. Bywa, że zbyt pochopnie ujawniamy swoje dane, np. w sieci, nie zdając sobie sprawy jak łatwo mogą trafić w niepowołane ręce i wykorzystane w sposób, którego byśmy sobie nie życzyli.

 

Dodaj komentarz